• Sobre disciplinas:
• Mostra o período inicial e final de disciplina na qual esteja matriculado;
• Indica se houve matrícula cancelada e pré-matrícula indeferida, informações úteis ao orientador e ministrante de disciplina sendo, de modo que sempre apareceram na Ficha do Aluno
• no entanto, estas não aparecem no Histórico Escolar [final] da Pós-Graduação (veja sobre matrícula cancelada: Artigo 76 do Regimento de Pós-Graduação da USP);
  
  
• Reprovação em disciplinas, mesmo que a pessoa faça pela segunda vez esta mesma disciplina e seja aprovada, sempre aparecerá tanto na Ficha do Aluno bem como no Histórico Escolar [final] da Pós-Graduação;
  
  
• Caso o aluno não tenha recebido o e-mail comunicando que teve a pré-matrícula deferida a Ficha do Aluno dá esta informação;
• Indica os estágios que se encontra o pré-matriculado/matriculado em relação a disciplina:
• Quando o aluno solicita a matrícula: Pré-matrícula;
• Quando o orientador aceita a) matrícula na disciplina: Pré-matrícula avalizada;
• Antes da disciplina começar: Pré-matrícula deferida (veja o significado de deferido ou indeferido) ;
• Durante o período da disciplina: Cursando;
• Após o término da disciplina, porém sem os créditos: Aguardando avaliação;
• Após receber os créditos: Concluída.
  
  
• Dados sobre formação: As Secretarias de Pós-Graduação são orientadas a não por a informação a respeito de Especialização (= Lato sensu). O requísito mínimo para alguém ingressar no Stricto sensu (= Mestrado e Doutorado) na USP é ter feito Graduação.
  
  
• Dados sobre P R A Z O S.
  
  
• Ocorrência: a data que constará será do último aval dado pelo orientador (aval: apoio intelectual, afiançar [prestar fiança por], afirmar, assegurar, asseverar, endossar, apoiar, aprovar). A exceção a isto será a data de matrícula inicial do aluno ingressante.
  

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    Caso seja requisitado a Ficha do Aluno para algum órgão fora da USP, esta deve ser solicitada a Secretaria do Programa: a Ficha do Aluno impressa do Janus só tem validade dentro da USP.

    Já o Histórico Escolar [final] da Pós-Graduação somente será impresso pelo Serviço Acadêmico do ICB-3 para solicitar o Diploma de Mestre ou Doutor. O Interessado deve aguardar a confecção do Diploma por parte da Pró-Reitoria de Pós-Graduação para retirar com o Celso o Histórico Escolar [final] da Pós-Graduação. Sobre o Diploma veja http://www.fisio.icb.usp.br/posgraduacao/defesas/apos_aprovacao.html#diploma.

• Diferenças entre o Histório Escolar [final] da Pós-Graduação e a Ficha do Aluno:
• em disciplinas feitas fora do ICB, somente no Histório Escolar [final] da Pós-Graduação contém também o nome da Unidade USP;
• Se a pessoa fizer créditos em disciplinas depois do Exame de Qualificação, virá uma observação somente no Histório Escolar [final] da Pós-Graduação: Disciplina(s) cursada(s) voluntariamente pelo(a) candidato(a) após ter cumprido as exigências regulamentares.
• Caso a pessoa tenha feito o Exame de Qualificação no Mestrado e as disciplinas após esta Qualificação ela queira contar para o Doutorado (quando a pessoa defender, quando a pessoa entrar no Doutorado, este retroagirá para a data da defesa de Mestrado) as disciplinas realizadas no Mestrado que serão contadas no Doutorado virão como uma observação somente no Histório Escolar [final] da Pós-Graduação: Disciplina(s) cursada(s) isoladamente e aceita(s) pelo(a) orientador(a) do(a) candidato(a).

A Ficha do Aluno é acessível até a colocação dos conceitos APROVADO e/ou REPROVADO de cada membro da banca, conceitos estes que são  registrados pelo Celso ou Juliana da Seção 'Geral' de Pós-Graduação do ICB-3. Isto significa que já no dia seguinte depois da defesa, o aluno não conseguirá acessar a Ficha do Aluno.